Электронный Научно - Информационный Журнал Системное Управление. Проблемы и Решения
 

Концептуальное проектирование организаций как средство решения проблемы управляемости

Выпуск 4

Никаноров С.П.

Рост масштабов, сложности, интегрированности и динамичности строительства, повышение требований к эффективности и качеству строительства со стороны народного хозяйства, усложнение и быстрое изменение экономических, технических и организационных условий строительства привели к необходимости создания более совершенной системы управления строительством.

С этой целью проводится большое количество мероприятий, затрагивающих различные части и аспекты организации и управления строительством. Однако во многих случаях даже при осуществлении этих многочисленных мероприятий не удается снизить остроту проблем, существующих в строительстве. Более того, число этих проблем из года в год нарастает. Поэтому можно констатировать известную потерю управляемости системы управления строительством. С нашей точки зрения, именно недостаточная управляемость является в настоящее время одной из важнейших первичных причин ряда недостатков строительства. Многочисленные "причины", обычно перечисляемые в литературе по экономике и организации строительства, во многих случаях являются следствиями указанной нами первичной причины.

Недостаточная управляемость проявляется:
  • в трудностях определения цели и методов проведения отдельного мероприятия;
  • в трудностях определения действительных последствий проведения мероприятия;
  • в недостаточной эффективности проводимых мероприятий;
  • в трудностях определения взаимозависимости отдельных мероприятий.

Обеспечение управляемости системы управления - это весьма сложная, крупномасштабная проблема, в центре которой находится развитие средств, позволяющих создавать и изменять организации вполне контролируемым образом и в приемлемые сроки.

Такими средствами в хорошо развитой технологической сфере деятельности организаций (в отличие от организационной сферы, которую мы здесь рассматриваем) являются проекты создаваемых объектов строительства и процесс и средства проектирования.

По аналогии мы будем в дальнейшем понимать под "проектированием организаций" процесс, приводящий к проекту организации. Проект организации - это комплекс документов, определяющих части организации и их взаимодействие и позволяющий обеспечить контролируемые создание и изменение организаций.

Мы принимаем, что деятельность организации настолько хороша, насколько хороша ее система управления, определяемая проектом. /Несоответствие деятельности организации ее проекту можно вначале не рассматривать, поскольку система ответственности в организационной практике в состоянии, вообще говоря, поддерживать необходимое соответствие.(прим.авт.)/

Отсюда следует, что причины недостаточной управляемости существующей системы управления капитальным строительством нужно искать путем анализа проектов организаций, способов их заданий и изменения, а не деятельности организаций, как это нередко делается (например, в АСУ).

Роль "проекта" организации в настоящее время играет огромный комплекс документов, определяющий аспекты и элементы структуры и деятельности организации, называемый нами "регламентирующей документацией".

Регламентирующая документация имеет крайне сложные состав и структуру, различную степень обязательности, различное время издания, освещает различные технико-экономические, организационно-правовые, планово-управленческие вопросы. В частности:

Технико-экономические вопросы регламентируются:
  • инструкциями Госстроя СССР, Госплана СССР и других организаций, определяющими содержание и порядок технико-экономических обоснований на строительство;
  • организационными разделами проектной документации на строящиеся объекты и комплексы;
  • проектами организации строительства и производства работ;
  • разделами СНиП, устанавливающими содержание и порядок проектирования (например СН-202-76);
  • методическими материалами Госстандарта СССР, других ведомств по общесоюзным и отраслевым классификаторам.
Организационно-правовые вопросы регламентируются:
  • хозяйственным законодательством (законами, инструкциями, положениями и др.);
  • инструкциями Госплана СССР, Госстроя СССР, Госкомтруда СССР и других центральных органов;
  • уставами организаций и положениями об их подразделениях;
  • штатными расписаниями;
  • должностными инструкциями.
Планово-управленческие вопросы регламентируются:
  • методиками и указаниями по составлению планов;
  • межотраслевыми и отраслевыми руководящими методическими материалами по созданию АСУ;
  • проектами АСУ;
  • инструкциями Госплана СССР, Госстроя СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР и других центральных органов.

Чтобы установить отношение между проектом организации и регламентирующей документацией, рассмотрим структуру последней. Из всех отношений между элементами содержания документации выделим отношение "обуславливания". Так, документация, определяющая систему генподряда, введенную в 30-х годах, обуславливает содержание документов, составленных в предположении, что система генподряда существует. Отношение обуславливания "расслаивает" всю регламентирующую документацию на зоны, для каждой из которых имеется один или несколько документов, обуславливающих все документы данной зоны. Уровень элементов в этом отношении представляет степень фундаментальности содержания соответствующих разделов регламентирующей документации. Максимальные элементы, таким образом, определяют капитальное строительство как часть народного хозяйства. Выбор уровня обуславливания для целей проектирования организаций диктуется требуемой эффективностью организаций.

Анализ регламентирующей документации может вестись с двух точек зрения.

Если рассматриваются те или иные недостатки деятельности организаций, то внимание должно быть обращено главным образом на содержание документации. Если же рассматривается проблема управляемости, то внимание должно быть обращено на способ, каким документация задана. Решение проблемы управляемости, очевидно, является условием эффективного рассмотрения и разработки содержания. Но в действительности эти два аспекта связаны теснейшим образом.

Итак, проблема проектирования организаций распадается на две взаимосвязанные, но относительно самостоятельные части: обеспечение управляемости проектируемой системы управления (организации) и собственно проектирование организации.

Условием управляемости является возможность рассматривать, анализировать и изменять содержание регламентирующей документации как целого. Но возросшие масштабы, сложность, интегрированность и динамичность регламентирующей документации, отражающие такие же качества современных организаций, при используемых способах представления ее содержания привели к утере этой возможности и ухудшению управляемости системы управления.

Для обеспечения управляемости регламентирующая документация должна иметь ясно определенную, легко просматриваемую, оцениваемую и изменяемую структуру, она должна позволять строить на ее основе организации.

Но существующая регламентирующая документация не удовлетворяет этим требованиям из-за следующих причин.

  1. Регламентирующая документация в целом не только не контролируема, но фактически даже полностью необозрима. Но необозрима не только регламентирующая документация в целом, но и во многих случаях и документация, определяющая отдельные аспекты. Так, например, законодательство по капитальному строительству занимает около шести тысяч страниц. Хотя имеется перечень СНиП, но нет единого перечня действующих форм документов, общее количество которых только в звене "центральные органы - министерство" превышает 300. Лишь в последние годы начата работа по созданию перечня технико-экономических показателей, используемых в строительстве.

  2. Части регламентирующей документации недостаточно согласованы друг с другом, содержат пропуски существенных вопросов, а иногда и явные или скрытые противоречия. Такое положение возникло вследствие того, что эти части не разрабатываются в контексте целого. Их разработка осуществляется разными организациями в разное время и по различным поводам, которые, как правило, отражают не движение целого, а специфику частной возникшей проблемы.

  3. Существующая регламентирующая документация, как правило, не определяет основной элемент организации - процессы выработки решений в организациях. Она либо ограничивается регламентацией методики расчетов, либо же задает чрезвычайно большое количество ограничений для процесса выработки решений. В частности, проекты АСУ не являются пока что органической частью регламентирующей документации.

  4. Регламентирующая документация имеет во многих случаях описательную форму, многие ее требования носят декларативный характер.

  5. В ряде случаев характер регламентации таков, что он не обеспечивает достижения цели, ради которой создается регламентирующая документация.
    Например, известная формула оценки эффективности капитальных вложений и входящие в нее показатели жестко регламентированы соответствующими методиками. Но способы получения исходных данных не определены, что приводит к возможности получать по одной и той же формуле различные, иногда противоположные результаты.

  6. Как сама документация, так и определяемые ею организации в условиях смены технической и экономической политики неизбежно представляют собой "напластования" решений различных "эпох". Например, можно указать на общеизвестную проблему соотношения административных и экономических методов управления. В целом организации представляют собой постоянно перестраивающееся здание, части которого построены по разным, плохо согласованным друг с другом проектам.

В итоге никто не может не только оценить организации, но даже установить, чем же они являются в том виде, как они определены регламентирующей документацией.

По нашему мнению, характер регламентирующей документации, ее недостатки (равно как и ее достоинства) являются прямым следствием применяемых методов разработки регламентирующей документации, пониманием ее назначения и роли.

Рассмотрим кратко, как разрабатывается регламентирующая документация.

Существует определенное различие между практикой разработки документации общего назначения и специального назначения.

Как правило, разработка новой регламентирующей документации общего назначения или переработка ранее выпущенной производится тогда, когда назревает необходимость решить определенную группу вопросов.

Хотя процессы разработки регламентирующей документации для разных видов документации разные, можно назвать следующие основные этапы:

  • формирование в руководящих органах понимания необходимости разработки данной регламентирующей документации;
  • выбор исполнителя, которым обычно бывает соответствующий научно-исследовательский институт, или же организация рабочей группы или комиссии;
  • официальное поручение исполнителю выполнить разработку документации;
  • разработка исходного варианта документа, предварительное его согласование и опытная проверка;
  • рассмотрение документа всеми или выделенными организациями и инстанциями, составление замечаний и предложений;
  • подготовка исполнителем окончательной редакции документа и передача его на утверждение заказчику;
  • утверждение документа;
  • разработка плана мероприятий по вводу документа в действие;
  • ввод документа в действие решением соответствующего руководящего органа.

Ввод в действие вышестоящим органом документа вызывает последовательное издание соответствующих распоряжений нижестоящими органами.

Разработка регламентирующей документации, как правило, ведется на основе учета существующей практики, обобщения лучшего опыта, использования данных статистики, "мнений" известных специалистов и решений специализированных организаций. Однако в настоящее время она ведется без предварительного выяснения и непосредственно использования каких-либо основ, без применения каких-либо специальных методов выработки решения. При разработке регламентирующей документации явно не фиксируются и не используются критерии ее оценки, а также способы оценки.

Вместе с тем, наметилась определенная тенденция, в основном на уровне общегосударственных организаций, совершенствования процесса создания регламентирующей документации. Например, Госстандартом СССР в 1976 г. выпущен "Руководящий документ. Методические указания" (РДМУ), который регламентирует процесс создания некоторых ГОСТов [1]. Госстроем СССР выпущен СНиП 1-1-74, устанавливающий порядок разработки новых документов [2].

Из всей документации специального назначения наиболее разработана документация, регламентирующая проектирование промышленных предприятий. Согласно СН 202-76 в проектах промышленных предприятий должна представляться организация труда и система управления (часть V, разделы А и Б), а также организация подготовки освоения проектных мощностей и освоения мощностей в нормативные сроки (часть VII) [4]. Проекты промышленных предприятий разрабатывают проектные институты Главпромстройпроекта Госстроя СССР и аналогичные проектные институты других министерств и ведомств. Всего в стране около 50 проектных организаций этого типа.

При проектировании организационных и управленческих аспектов предприятий промниипроекты используют обширный нормативный и другой материал: инструкции центральных функциональных министерств и ведомств, методические материалы по проектированию АСУ и др. В настоящее время наиболее крупной и сложной частью организационных разделов проекта промышленного предприятия является проект автоматизированной системы управления (АСУП), для разработки которого промниипроекты привлекают специализированные организации.

Обобщение большого опыта, накопленного промниипроектами при проектировании организационных разделов проектов промышленных предприятий, представлено в книгах Л.С. Пузыревского [5], А.И. Радченко [6]. Сделаны определенные шаги в направлении автоматизации процесса проектирования АСУ для промышленных предприятий. Однако проектирование организационных разделов проектов промышленных предприятий в основном имеет эмпирический характер.

Рассмотрение как самой регламентирующей документации, так и процессов ее разработки показывает, что решение поставленной задачи - обеспечить обозримость, контролируемость, легкую и точную изменяемость документации, ее научную обоснованность - если и возможно, то чрезвычайно трудно. Необходимо особо подчеркнуть, что в настоящее время не могут быть предложены простые и вместе с тем эффективные пути повышения эффективности деятельности организаций.

Однако сказанное не означает, что возникшая проблема неразрешима. Чтобы сделать систему управления контролируемой и, в частности, иметь возможность оценивать ее действие, необходимо, чтобы ее элементы и их отношения были бы достаточно точно определены. Именно это требование не выполняется в существующей регламентирующей документации и его выполнение не обеспечивается используемыми в настоящее время процессами разработки регламентирующей документации.

Важнейшая причина этого заключается в эмпирическом характере оснований регламентирующей документации, а также в неприспособленности существующих процессов разработки регламентирующей документации к построению документации на определенных теоретических основаниях. Эмпирический характер оснований регламентирующей документация не позволяет достаточно точно определить элементы действующей системы и их отношения. Как следствие, нет возможности установить, к чему ведет принятие тех или иных положений.

"Ныне действующее хозяйственное законодательство состоит из огромного количества законов, инструкций, положений, изданных в разное время, в разных условиях, плохо увязанных между собой, а иногда даже противоречащих друг другу. Особенно разросся ведомственный нормативный материал, в котором делаются попытки решить вопросы, не урегулированные в законах и правительственных постановлениях. Естественно, что в разбухшем хозяйственном законодательстве чрезвычайно трудно разобраться. В качестве примера можно сослаться на сборник законодательства по капитальному строительству (6 томов), состоящий из 4148 страниц. А ведь это издание еще не завершено" [7].

При эмпирическом характере документации невозможно:
  • взять под логический контроль всю систему регламентирующей документации;
  • осуществлять внесение изменений без нарушения целостности документации;
  • обеспечивать действительное соответствие конкретных организаций требованиям регламентирующей документации.

Для устранения или уменьшения эмпирического характера элементам регламентирующей документации должны быть сопоставлены соответствующие теоретические схемы (или, кратко, теории).

На первый взгляд, решение этой задачи представляется совершенно нереальным, поскольку, как кажется, эмпирический характер регламентирующей документации прямо указывает на отсутствие или недостаточность необходимых теоретических знаний, получение которых потребовало бы огромного комплекса научно-исследовательских работ, не выполнимых в обозримое время имеющимися силами.

Но в действительности имеет место прямо противоположное положение. Скорее, налицо избыток теоретических знаний, которые не находят вообще или же находят крайне ограниченное применение в существующей системе. Выявление, сбор и надлежащее представление теоретических знаний являются важными и достаточно сложными задачами, но проблема заключается в их эффективном использовании в организациях. Эффективное использование имеющихся знаний в эмпирически регламентированной организации крайне трудно или невозможно.

Рассмотрим требования к теориям, предназначенным для проектирования организаций.

Например, можно было бы описать существующую систему технико-экономических показателей с помощью ориентированного графа, указывающего, каким образом из первичных показателей получаются все производные. Такое представление системы показателей приобрело бы известные черты теоретичности, но оно ничего не изменило бы ни в характере регламентирующей документации, ни в характере организаций.

Очевидно, когда выдвигается требование исключить или уменьшить эмпирический характер организаций, имеется в виду нечто более серьезное. Речь должна идти об адекватных теоретических описаниях сферы деятельности организаций, или, выражаясь общепринятым языком, систем управления. Примерами таких описаний могут служить сетевые модели, представляющие процесс строительства. При таком подходе понятие "показатель" теряет смысл, так как мельчайшей неделимой единицей, лежащей в основании организационной работы, становится теория, имеющая свои исходные и свои производные понятия. Показатель приобретает смысл только будучи определен как некоторое производное понятие в теории. Например, понятие "относительный резерв времени" имеет смысл только в определенном типе сетевой модели, представляющей собой ориентированный граф без петель с одной конечной и одной начальной вершиной, дугам которого сопоставлены значения некоторых величин, выраженных целыми или рациональными числами. Но, если только мы не захотим смешивать методы измерения или исчисления величин с теоретическим определением соответствующих понятий, нам будет затруднительно столь же конкретно, как в случае "относительного резерва, времени", сказать, в какой теории введены такие понятия, как "производительность труда", "себестоимость" и другие, и тем более такие понятия, как "объект строительства".

Однако этих требований к теориям еще далеко недостаточно.

Важнейшим препятствием на пути теоретизации проектирования организаций является громоздкость, необозримость, отсутствие четко прослеживаемой структуры, огромные масштабы регламентирующей документации. Контроль, включающий возможность рассмотрения и оценки, введения в систему отдельных изменений или ее преобразования, над системами таких масштабов возможен только в том случае, если эти системы представлены как построенные по определенным правилам из определенных элементарных "кирпичиков". Тогда "разработка", "сборка", "перестройка" или "преобразование" этой системы существенно облегчается, поскольку приходится иметь дело с относительно небольшим количеством правил и "кирпичиков", а не с необозримым количеством индивидуальных элементов.

Такой способ построения называют "методом порождения" или "генетическим методом", поскольку весь комплекс регламентирующей документации как бы "возникает" из набора кирпичиков и правил их соединения. Можно также говорить о том, что в этом случае регламентирующая документация будет иметь аналитический характер, поскольку для любой ее части можно будет указать как состав ее элементов и отношения между ними, так и ее вхождение в более крупные части.

Два предыдущих требования - аналитичность и теоретичность регламентирующей документации - должны выполняться одновременно. Это значит, что в качестве элементарных "кирпичиков" должны выступать соответствующие теории. В свою очередь, это означает, что в основе регламентирующей документации должен лежать некий набор стандартных теорий и правил их объединения друг с другом. /Заметим, что стандартизация теорий, используемых для построения регламентирующей документации, имеет еще и другие важные следствия. Прежде всего она является стандартизацией понятий и, следовательно, способствует единообразному пониманию проблем организаций, их решений и деятельности организаций. Она также может служить основой для стандартизации терминов, что облегчает решение проблем подготовки и переподготовки кадров, проблем фиксации научных результатов, проблем общения специалистов и, наконец, повышения эффективности машинных систем управления. Кроме того, "задачи", решаемые в АСУ, можно рассматривать как определенные соотношения в соответствующих теориях. Поэтому стандартизация теорий может являться основанием для стандартизации постановок задач, их решений (алгоритмов) и, в определенной степени, машинных программ. (прим.авт.)/

Поскольку регламентирующая документация охватывает огромную по своим масштабам сферу, описание этой сферы с помощью относительно небольшого числа теорий возможно только в том случае, если каждая отдельная теория будет сопоставлена большому количеству элементов, входящих в регламентирующую документацию. Например, та или иная сетевая модель может описывать с равным успехом (или неуспехом) процесс проектирования, процесс строительства или составление годового отчета. Это требование означает, что теории должны быть представлены в терминах, не связанных с какой-либо прикладной (или интерпретационной) областью. Например, сетевая модель, как известно, описывается в терминах абстрактной теории графов. Таким образом, использование теорий в абстрактной форме является в данном случае совершенно неизбежным. Рассмотренное требование может быть сформулировано как требование отделения теоретических описаний от описаний прикладных областей, которым они сопоставлены, или как требование иметь разные языки для теоретической и интерпретационной области.

Рассмотренные до сих пор требования вытекали из необходимости перейти от эмпирических оснований регламентирующей документации к теоретическим. При этом однако совершенно не рассматривалось содержание теорий.

Чем же определяется и что собою должно представлять содержание теорий?

Оно, очевидно, должно являться либо описанием некоторых объектов, относительно которых должны приниматься решения, либо же описанием самих процессов выработки решений. Очевидно, что решения, принимаемые в данной ситуации, чтобы быть эффективными, должны учитывать все факторы, влияющие на решение. Но это требование точно соответствует тому, что выражается идеями системы, комплексного или системного подхода. Поэтому можно сказать, что содержанием теорий является описание различных классов систем. Одна из трудностей, возникающих сейчас при совершенствовании организации и управления производственным предприятием, заключается в том, что остается неизвестным, какой именно системой является предприятие.

Абстрактные теории, представляющие системы разных классов, обеспечивают логический контроль за регламентирующей документацией. Но они не могут восприниматься и использоваться специалистами и руководителями из-за использования абстрактного, теоретического языка.

Разделение теоретических описаний и интерпретаций с необходимостью требует, чтобы используемые фрагменты теорий были бы выражены в терминах прикладных областей. Следовательно, должен быть предусмотрен механизм, который обеспечивает сопоставление теоретической и предметной области.

Наконец, последнее требование заключается в том, что взятое под логический контроль и выраженное в терминах предметных областей описание организации приобрело бы форму документов, т.е. текстов, соотнесенных определенным лицам или подразделениям.

Выводы

Проблема повышения эффективности организаций есть в первую очередь проблема создания средств, которые бы позволили порождать как целое регламентирующую документацию - проект организации. Основой проекта должны быть теории, описывающие различные аспекты или части организации и организацию в целом, обеспечивающую достижение результата, ради которого эта организация создается. Теории должны быть стандартизированы и должна быть обеспечена возможность построения из них, как из "кирпича", крупномасштабных описаний. На основе этих абстрактных описаний должны строиться интерпретационные, т.е. выраженные в терминах предметных областей, описания. Подготовленные таким образом тексты для регламентирующей документации должны приобрести форму документов.

Все трудоемкие операции формирования проекта организации или же операции, которые должны выполняться в короткое время, как, например, внесение изменений, должны выполняться электронно-вычислительной машиной.

Из изложенного видно, что из принятой точки зрения на причины, порождающие проблемы капитального строительства, с необходимостью вытекают весьма специфические требования к процессу проектирования организации, позволяющие назвать его "концептуальным".

Литература

  1. Методические указания о порядке разработки общесоюзных классификаторов технико-экономической информации. РДМУ 73-76. Госстандарт СССР. - М., 1976. С. 39.
  2. СНиП 1-1-74. Строительные нормы и правила. Часть I. Общие положения. Глава I. Система нормативных документов. - М.: Стройиздат, 1975.
  3. Волгин Б.Н. Организация и проведение деловых совещаний. - М.: Знание, 1977.
  4. Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строительства. СН 202-76. - М.: Стройиздат, 1976. С. 91.
  5. Пузыревский Л.С. Основы организационного проектирования. - Ленинград: ЛГУ. 1975. С. 127.
  6. Радченко А.И. Проектирование систем управления новыми предприятиями. - М.: Экономика, 1976. С. 156.
  7. Лаптев В. Экономика и хозяйственное право. - "Коммунист", 1975. №1. С. 53.

 
© МФТИ
© МЭРТ
© НП Аналитический центр "Концепт"
Сайт разработан:
"Golden CMF" ™ - 2energies ©

Издательство «Концепт» Москва 2004
Дата последней редакции: 16.10.2009

ГЛАВНАЯ   |   ПУБЛИКАЦИИ   |   РУБРИКАТОР   |    АВТОРСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ   |   О ЖУРНАЛЕ   |   УЧРЕДИТЕЛИ